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辦公室搬遷全過程注意事項

發(fā)布時間：2016-02-18 12:18:20

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辦公室因其場合的特殊性，在搬遷時需要注意到的事項和其他類型的搬遷有很大不同，甚至是復(fù)雜。下面就辦公室搬遷常見的不可忽視的要點做一下說明：

　　一、公司外部

　　1、辦公新址的選定。根據(jù)公司總體情況選定合適的寫字樓，可與寫字樓代理公司合作及寫字樓銷售人員磋商，一般要經(jīng)過選樓、看樓、談判、簽合同、收樓等步驟。

　　2、辦公新址的裝修。通過裝修競標(biāo)也可直接聯(lián)系專業(yè)程度高信譽好的裝修公司，根據(jù)公司具體情況和要求進行裝修圖紙的設(shè)計。

　　3、搬家公司的選擇。目前林林種種的搬家公司讓人很拿捏不準(zhǔn)，此時應(yīng)該“貨比三家”，需要留意搬家公司的聲譽、可托性、工作表現(xiàn)記實、顧客回饋幾索賠服務(wù)等。尤其關(guān)注搬家公司是否愿意出示書面報價，提供書面報價的公司信譽方面相對較好。

　　4、信息系統(tǒng)的設(shè)置。找一家電信代辦服務(wù)公司搞定所有與此次搬遷有關(guān)的電信和網(wǎng)絡(luò)問題。包括交換機移機、新電話線路申請、舊電話線路取消、語音信箱申請、網(wǎng)絡(luò)線路遷移、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)重設(shè)以及強弱電布線設(shè)置等。這關(guān)系到多久公司能恢復(fù)正常的業(yè)務(wù)運營。

　　5、辦公耗品。采購需要更換的辦公家具和用品，或許還要到二手市場淘汰部分舊家具等。

　　6、新辦公環(huán)境。了解新辦公周邊環(huán)境，提前告知全體員工相關(guān)事項：交通狀況、乘車路線，餐廳、醫(yī)院、銀行等服務(wù)或娛樂場所的分布情況。

　　7、不可控因素。主要是指搬家當(dāng)日出現(xiàn)的惡劣天氣或者其他自然災(zāi)害，以及交通擁堵問題帶來的成本費用等其他非可控因素，這需要和搬家公司在簽訂合同時應(yīng)作出相應(yīng)權(quán)責(zé)說明。

　　二、公司內(nèi)部

　　1、公司相關(guān)行政部門應(yīng)成立統(tǒng)籌小組，負(fù)責(zé)整個搬遷過程的協(xié)調(diào)。

　　2、通知全體員工搬遷事宜。

　　3、公用的辦公設(shè)備先整理打包，貼上標(biāo)簽便于識別。員工的文檔和文件資料自己整理，標(biāo)注部門、姓名，以防丟失。

　　4、辦公家具讓專業(yè)人員進行拆組和安裝。

　　5、所有物品整理打包后，拆除裝修材料，恢復(fù)辦公司原貌（某些寫字樓代理公司的要求）

　　6、公司執(zhí)照的變更、遷址通知的發(fā)布、通知員工在新辦公區(qū)的具體座位和新分機號碼。

　　三、搬運過程。

　　1、分配專人押車，看送用品。